Zawiadomienia od wspólnoty i administracji. Co z nimi robi zarządca najmu?

Zawiadomienia od wspólnoty i spółdzielni trafiają do właściciela lokalu, bo to właściciel, a nie najemca, jest członkiem wspólnoty. Art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali nakłada na właściciela obowiązek uczestniczenia w kosztach zarządu nieruchomością wspólną, a uchwały wiążą właśnie jego. Najemca tych obowiązków wobec wspólnoty nie ma. Przechodzą na niego dopiero przez umowę najmu i regulamin lokalu.

Pierwsze, co robimy po przejęciu mieszkania w zarządzanie, to pismo do wspólnoty, spółdzielni lub administracji. Występujemy jako pełnomocnik właściciela, załączamy pełnomocnictwo i prosimy o kierowanie całej korespondencji dotyczącej lokalu na adres biura. Od tego momentu naliczenia opłat, uchwały do głosowania i informacje o przeglądach lądują u nas, a nie w twojej skrzynce.

Poniżej rozpisujemy, co dzieje się z każdym typem zawiadomienia, od zmiany opłat przez uchwały i zebrania aż po granicę, za którą decyzja o kosztach i podatki należą do ciebie.

Dlaczego zawiadomienia trafiają właśnie do ciebie?

Członkiem wspólnoty mieszkaniowej jest właściciel lokalu. To on uczestniczy w kosztach zarządu, jego wiążą uchwały i to jemu administracja wysyła każde pismo. Opłaty wnosi się z góry do 10. dnia miesiąca, a po zakończeniu roku wspólnota rozlicza zaliczki. Właściciel ma też obowiązek zawiadomić administrację o każdej okoliczności, która zmienia wysokość opłat, na przykład o innej liczbie osób w lokalu. Bez pełnomocnika każdą z tych spraw obsługujesz osobiście, niezależnie od tego, gdzie mieszkasz.

Od dnia przekierowania korespondencji żadne pismo wspólnoty nie utknie w skrzynce pustego mieszkania.

Co przejmujemy w bieżącej obsłudze?

Po przekierowaniu korespondencji prowadzimy stały kontakt z administracją, ADM, ZBM czy spółdzielnią. Ta obsługa obejmuje kilka powtarzalnych czynności.

• Miesięczne naliczenia opłat weryfikujemy i uwzględniamy w rozliczeniu lokalu.
• Po zawiadomieniu o zmianie stawek aktualizujemy zaliczki.
• Informacje o przerwach w dostawie mediów i pracach w budynku przekazujemy najemcom.
• Koordynujemy wymagane przeglądy techniczne lokalu.
• Prowadzimy sprawy porządku domowego, deklaracje dotyczące pilotów i domofonów oraz reklamacje, na przykład do MPGK.

Co robimy z zawiadomieniem o zmianie opłat?

Stawki zmieniają się z dwóch powodów. Media, jak ogrzewanie czy woda, drożeją albo tanieją po decyzjach taryfowych, a eksploatacja i fundusz remontowy po rozliczeniu kosztów poprzedniego roku. Kiedy przychodzi zawiadomienie, sprawdzamy podstawę i datę obowiązywania nowych stawek, aktualizujemy naliczenie w rozliczeniu lokalu i informujemy cię o zmianie. Przy zmianie najemcy zgłaszamy administracji aktualną liczbę osób, bo od niej zależą zaliczki na wodę i wywóz śmieci. Dzięki temu nie płacisz zaliczek za lokatorów, których już nie ma.

Uchwały i zebrania. Głosujemy w twoim imieniu

W głosowaniach uchwał bierzemy udział jako pełnomocnik, przez system e-biuro albo w formie korespondencyjnej. Typowy pakiet uchwał to sprawozdanie finansowe, absolutorium dla zarządu, wysokość zaliczek i fundusz remontowy na kolejny rok. O podjętych uchwałach dostajesz od nas informację. Jeśli z którąś się nie zgadzasz, masz 6 tygodni od zawiadomienia na zaskarżenie uchwały do sądu, tak stanowi art. 25 ustawy o własności lokali. Decyzję o takim kroku zawsze zostawiamy tobie.

Co idzie do najemcy?

Zawiadomienia o przerwach w dostawie wody, prądu czy ogrzewania, awariach i pracach w budynku przekazujemy lokatorom od razu po otrzymaniu. Najemcę wiąże porządek domowy z art. 683 kodeksu cywilnego i regulamin lokalu, więc przypomnienia administracji o zasadach, na przykład o zakazie palenia na klatce, również trafiają do niego przez nas, z dopilnowaniem reakcji. Jeden punkt kontaktu oznacza, że żadne pismo nie utknie w skrzynce pustego mieszkania.

Gdzie kończy się nasza rola?

Granica jest prosta i zapisana w umowie. Naprawy na koszt właściciela zlecamy po twojej akceptacji, a rozliczenia podatkowe najmu zostają wyłącznie po twojej stronie. Ty podejmujesz decyzje o pieniądzach, my pilnujemy, żeby żadna z nich nie zapadała w ciemno.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy muszę samodzielnie głosować nad uchwałami wspólnoty?
Nie. Głosujemy jako pełnomocnik, przez e-biuro albo korespondencyjnie, a o podjętych uchwałach dostajesz od nas zawiadomienie.

Do kogo trafia zawiadomienie o zmianie stawek opłat?
Odbieramy je od administracji, aktualizujemy naliczenia w rozliczeniu lokalu i informujemy cię o nowych stawkach oraz dacie ich obowiązywania.

Czy najemca dostaje informacje o awariach i przerwach w mediach?
Tak. Takie zawiadomienia przekazujemy lokatorom od razu po otrzymaniu, razem z terminem prac podanym przez administrację.

Pytania, które często padają przy tym temacie

Wszystkie odpowiedzi na pytania o zarządzanie najmem →

Sonia Garbowska Prowadzi ZarzadzanieNajmem.pl i osobiście obsługuje najem długoterminowy w Katowicach, Sosnowcu i Chorzowie od 2019 roku. Zna każde mieszkanie, które ma pod opieką. Właścicielom zostawia decyzje i przelewy, sobie całą resztę.