Zawiadomienia od wspólnoty i administracji. Co z nimi robi zarządca najmu?

Zawiadomienia od wspólnoty i spółdzielni trafiają do właściciela lokalu, bo to właściciel, a nie najemca, jest członkiem wspólnoty. Art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali nakłada na właściciela obowiązek uczestniczenia w kosztach zarządu nieruchomością wspólną, a uchwały wiążą właśnie jego. Najemca płaci opłaty określone w umowie najmu. Obowiązek przestrzegania porządku domowego opisujemy w odpowiedzi o regulaminie wspólnoty.

Pierwsze, co robimy po przejęciu mieszkania w zarządzanie, to wysłanie pisma do wspólnoty, spółdzielni lub administracji. Występujemy jako pełnomocnik właściciela, załączamy pełnomocnictwo i prosimy o kierowanie całej korespondencji dotyczącej lokalu na adres biura. Od tego momentu naliczenia opłat, uchwały do głosowania i informacje o przeglądach trafiają do nas, a nie do Twojej skrzynki.

Poniżej rozpisujemy, co dzieje się z każdym typem zawiadomienia, od zmiany opłat przez uchwały po zebrania. Opisujemy też, które decyzje o kosztach i sprawy podatkowe pozostają po Twojej stronie.

Dlaczego zawiadomienia trafiają właśnie do Ciebie?

Członkiem wspólnoty mieszkaniowej jest właściciel lokalu. To on uczestniczy w kosztach zarządu, jego wiążą uchwały i to jemu administracja wysyła każde pismo. Wszystkie sprawy związane z najmem we wspólnocie opisaliśmy w przewodniku wspólnota a wynajem. Opłaty wnosi się z góry do 10. dnia miesiąca, a po zakończeniu roku wspólnota rozlicza zaliczki. Właściciel ma też obowiązek zawiadomić administrację o każdej okoliczności, która zmienia wysokość opłat, na przykład o innej liczbie osób w lokalu. Bez pełnomocnika każdą z tych spraw obsługujesz osobiście, niezależnie od tego, gdzie mieszkasz.

Od dnia przekierowania korespondencji żadne pismo wspólnoty nie utknie w skrzynce pustego mieszkania.

Co przejmujemy w bieżącej obsłudze?

Po przekierowaniu korespondencji utrzymujemy stały kontakt z administracją, ADM, ZBM czy spółdzielnią. Ta obsługa obejmuje kilka powtarzalnych czynności.

• Miesięczne naliczenia opłat weryfikujemy i uwzględniamy w rozliczeniu lokalu.
• Po zawiadomieniu o zmianie stawek aktualizujemy zaliczki.
• Informacje o przerwach w dostawie mediów i pracach w budynku przekazujemy najemcom.
• Koordynujemy wymagane przeglądy techniczne lokalu.
• Prowadzimy sprawy porządku domowego. Składamy i obsługujemy deklaracje dotyczące pilotów i domofonów oraz zgłaszamy reklamacje, na przykład do MPGK.

Co robimy z zawiadomieniem o zmianie opłat?

Stawki zmieniają się z dwóch powodów. Media, jak ogrzewanie czy woda, drożeją albo tanieją po decyzjach taryfowych, a opłaty za eksploatację i fundusz remontowy zmieniają się po rozliczeniu kosztów poprzedniego roku. Kiedy przychodzi zawiadomienie, sprawdzamy podstawę i datę obowiązywania nowych stawek, aktualizujemy naliczenie w rozliczeniu lokalu i informujemy Cię o zmianie. Przy zmianie najemcy zgłaszamy administracji aktualną liczbę osób, jeśli od niej zależą zaliczki na wodę lub wywóz śmieci.

Uchwały i zebrania. Głosujemy w Twoim imieniu

W głosowaniach nad uchwałami bierzemy udział jako pełnomocnik, przez system e-biuro albo w formie korespondencyjnej. Typowy pakiet uchwał to sprawozdanie finansowe, absolutorium dla zarządu, wysokość zaliczek i fundusz remontowy na kolejny rok. O podjętych uchwałach dostajesz od nas informację. Termin na zaskarżenie uchwały do sądu wynosi 6 tygodni. Dla uchwały podjętej na zebraniu liczy się od dnia jej podjęcia, a dla uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów od zawiadomienia właściciela o treści uchwały. Tak stanowi art. 25 ust. 1a ustawy o własności lokali. Decyzję o takim kroku zawsze zostawiamy Tobie.

Co idzie do najemcy?

Zawiadomienia o przerwach w dostawie wody, prądu czy ogrzewania, awariach i pracach w budynku przekazujemy lokatorom po otrzymaniu. Najemcę wiąże porządek domowy z art. 683 kodeksu cywilnego i regulamin lokalu, więc przypomnienia administracji o zasadach, na przykład o zakazie palenia na klatce, również trafiają do niego przez nas. Jeden punkt kontaktu pozwala nam zarejestrować pismo i przekazać informację właścicielowi albo najemcy, zależnie od sprawy.

Gdzie kończy się nasza rola?

Granica jest zapisana w umowie. Naprawy do umownego limitu możemy zlecić i rozliczyć zgodnie z umową. Zakres i wycenę prac powyżej limitu przesyłamy właścicielowi do akceptacji. Przy zagrożeniu dla ludzi lub mienia działamy od razu, a koszt rozliczamy według umowy. Rozliczenia podatkowe najmu zostają wyłącznie po Twojej stronie.

Najczęstsze pytania

Czy muszę samodzielnie głosować nad uchwałami wspólnoty?
Nie. Głosujemy jako pełnomocnik, przez e-biuro albo korespondencyjnie, a o podjętych uchwałach dostajesz od nas zawiadomienie.

Do kogo trafia zawiadomienie o zmianie stawek opłat?
Odbieramy je od administracji, aktualizujemy naliczenia w rozliczeniu lokalu i informujemy Cię o nowych stawkach oraz dacie ich obowiązywania.

Czy najemca dostaje informacje o awariach i przerwach w mediach?
Tak. Takie zawiadomienia przekazujemy lokatorom po otrzymaniu, razem z terminem prac podanym przez administrację.

Wszystkie odpowiedzi na pytania o zarządzanie najmem →

Sonia Garbowska Prowadzi ZarzadzanieNajmem.pl i osobiście obsługuje najem długoterminowy w Katowicach, Sosnowcu i Chorzowie od 2019 roku. Zna każde mieszkanie, które ma pod opieką. Decyzje zostawia właścicielowi, a sama prowadzi sprawy zapisane w umowie o zarządzanie.