Model A. Umowy przepisane na najemcę
Jeśli obie strony chcą i licznik da się przepisać, umowy na prąd i gaz najemca zawiera bezpośrednio z dostawcami na czas najmu. Płaci wtedy swoje rachunki sam, a Ty nie pośredniczysz w rozliczeniach. Procedura u dostawców energii i gazu wygląda praktycznie tak samo. Przy zdawaniu licznika, np. w Tauronie, protokołu nie da się wypełnić jednostronnie.
Jest jedna pułapka. Umowy z dostawcami są zawierane na czas nieoznaczony. Wyprowadzka nie kończy ich automatycznie, najemca musi złożyć wypowiedzenie, inaczej opłaty będą naliczać się dalej na jego konto. Pilnujemy tego przy zakończeniu najmu.
Model B. Umowy na media zawarte przez właściciela, zwrot kosztów przez najemcę
Gdy przepisanie jest niepraktyczne albo wolisz zachować swoje umowy z dostawcami, pozostajesz stroną tych umów, a lokator zwraca koszty na podstawie faktur wystawianych na Ciebie. Rozliczenie robimy notą obciążeniową, nie fakturą VAT, bo pierwotny dokument dostawcy jest na właściciela.
Możliwy jest też wariant z podlicznikiem. Najemca płaci miesięczną zaliczkę. Rozliczamy ją okresowo według wskazań podlicznika.
Najemca wyrównuje niedopłatę w 7 dni. Nadpłata wraca lub przechodzi na kolejny okres.
Woda, ścieki i ogrzewanie przez administrację
Media rozliczane przez wspólnotę lub spółdzielnię, jak woda, ścieki i centralne ogrzewanie, są ujęte w opłatach administracyjnych jako zaliczki i rozliczane okresowo przez administrację. Liczników wody zwykle się nie przepisuje.
Przy rozliczeniu porównujemy wpłacone zaliczki z rzeczywistymi kosztami. Rozliczenie może obejmować także czas sprzed wprowadzenia się najemcy. Dlatego oddzielamy część rozliczenia dotyczącą najmu od części za wcześniejszy okres.
Co zabezpiecza rozliczenia?
Zasady zapisujemy w umowie, a protokół zdawczo-odbiorczy dokumentuje stany liczników z dnia przekazania i zwrotu lokalu. Na tej podstawie strony rozliczają zużycie prądu, wody zimnej i ciepłej, gazu oraz ogrzewania.
Zdjęcie licznika pozwala porównać stan z dnia przekazania mieszkania z odczytem przyjętym przez dostawcę. Gdy te wartości się różnią, jest dokument, na którym można oprzeć reklamację rozliczenia.
Z naszej praktyki
Jeśli wybierasz model z przepisaniem umów na dostawę prądu i gazu na najemcę, organizujemy to przy przekazaniu mieszkania i pilnujemy potwierdzenia od dostawcy. Zdjęcia stanów liczników trafiają do protokołu zdawczo-odbiorczego, więc rozliczenie końcowe opiera się na odczytach z protokołu, a nie na pamięci stron.
Autor: Sonia Garbowska · aktualizacja: 8 lipca 2026