Model A. Umowy przepisane na najemcę
Jeśli obie strony chcą i licznik da się przepisać, umowy na prąd i gaz najemca zawiera bezpośrednio z dostawcami na czas najmu. Płaci wtedy swoje rachunki sam, a ty nie pośredniczysz w rozliczeniach. Procedura u dostawców energii i gazu wygląda praktycznie tak samo; przy zdawaniu licznika, np. w Tauronie, protokołu nie da się wypełnić jednostronnie.
Jest jedna pułapka. Umowy z dostawcami są zawierane na czas nieoznaczony. Wyprowadzka nie kończy ich automatycznie, najemca musi złożyć wypowiedzenie, inaczej opłaty będą naliczać się dalej na jego konto. Pilnujemy tego przy zakończeniu najmu.
Model B. Media na właścicielu, refundacja przez najemcę
Gdy przepisanie jest niepraktyczne albo wolisz zachować swoje umowy z dostawcami, umowy zostają na tobie, a lokator zwraca koszty na podstawie faktur wystawianych na ciebie. Rozliczenie robimy notą obciążeniową, nie fakturą VAT, bo pierwotny dokument dostawcy jest na właściciela. Możliwy jest też wariant z podlicznikiem, gdzie najemca płaci miesięczną zaliczkę rozliczaną okresowo według wskazań, niedopłatę wyrównuje w 7 dni, nadpłata wraca lub przechodzi na kolejny okres.
Woda, ścieki i ogrzewanie przez administrację
Media rozliczane przez wspólnotę lub spółdzielnię, jak woda, ścieki i centralne ogrzewanie, są ujęte w opłatach administracyjnych jako zaliczki i rozliczane okresowo przez administrację. Liczników wody zwykle się nie przepisuje.
Co zabezpiecza rozliczenia?
Przy przekazaniu i zwrocie mieszkania spisujemy protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami wszystkich liczników, czyli prądu, wody zimnej i ciepłej, gazu i ogrzewania. To on rozgranicza, które zużycie obciąża najemcę, a które przypada na pustostan lub poprzedniego lokatora. Zasady rozliczeń zapisujemy w umowie najmu na starcie, dzięki czemu przy wyprowadzce nie ma dyskusji.
Z naszej praktyki
Przy przekazaniu mieszkania przepisujemy liczniki prądu i gazu na najemcę i pilnujemy potwierdzenia od dostawcy. Zdjęcia stanów liczników trafiają do protokołu zdawczo-odbiorczego, więc rozliczenie końcowe opiera się na stanach z dnia przekazania, a nie na pamięci stron.
Autor: Sonia Garbowska · aktualizacja: 8 lipca 2026